Faktura w KSeF a wezwanie do zapłaty

Wkrótce niektórzy przedsiębiorcy będą zmuszenie do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który umożliwia wystawianie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Choć system ma wiele zalet, pojawiają się również wątpliwości dotyczące sytuacji, gdy otrzymujemy wezwanie do zapłaty za fakturę, której fizycznie nie widzieliśmy. Jak zwykle – nie przemyślano i nie skonsultowano wszystkich aspektów wprowadzenia nowych przepisów.

KSeF nie zastępuje doręczenia faktury

Warto od razu podkreślić jedno: faktura w KSeF sama w sobie nie stanowi skutecznego doręczenia, dopóki odbiorca nie ma realnej możliwości jej otrzymania. Sam fakt, że dokument został wystawiony i zarejestrowany w systemie, nie oznacza, że nabywca faktycznie się z nim zapoznał.

Z perspektywy prawa podatkowego i cywilnego kluczowe jest, aby odbiorca miał dostęp do treści faktury. Może to być np. poprzez przesłanie pliku PDF, linku do pobrania faktury z KSeF, czy też bezpośrednie udostępnienie pliku XML. Dopiero w momencie, gdy nabywca faktycznie otrzymał fakturę lub ma do niej dostęp, można mówić o doręczeniu.

Wezwanie do zapłaty a brak otrzymania faktury

Co oznacza to w praktyce, gdy dostajemy wezwanie do zapłaty?

1. Nie jesteśmy automatycznie zobowiązani do zapłaty, jeśli nie otrzymaliśmy faktury.
2. Możemy formalnie zgłosić sprzedawcy, że faktura nie została nam dostarczona, i poprosić o jej udostępnienie.
3. W przypadku dalszego nacisku lub sprawy windykacyjnej, mamy podstawę do wykazania, że nie mieliśmy możliwości zapoznania się z dokumentem.

Jak postępować w praktyce

Jeśli otrzymujesz wezwanie do zapłaty, a faktury nie dostałeś, warto:

• Skontaktować się ze sprzedawcą pisemnie i poprosić o udostępnienie faktury.
• Zachować dowód zgłoszenia – np. e-mail lub list.
• Sprawdzić, czy możesz uzyskać fakturę bezpośrednio z KSeF, jeśli posiadasz odpowiednie dane (np. numer UUID faktury).
• Wstrzymać ewentualną płatność do momentu, gdy faktura będzie rzeczywiście dostępna.

Podsumowanie

Elektroniczny system faktur w KSeF to wygodne narzędzie, ale nie zastępuje prawidłowego doręczenia faktury. Odbiorca ma prawo znać treść dokumentu przed uregulowaniem zobowiązania. W praktyce oznacza to, że wezwanie do zapłaty bez otrzymania faktury może być kwestionowane, a najlepszym rozwiązaniem jest zawsze formalne zażądanie udostępnienia faktury.

Dzięki temu unikamy nieporozumień i mamy pewność, że nasze płatności są zgodne z obowiązującym prawem i faktycznymi dokumentami.